La présente politique a pour objectif de garantir la protection des renseignements personnels et de définir les procédures de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements personnels par MOUKA. Elle vise à fournir des informations claires aux parties concernées sur la manière dont l’organisation gère leurs renseignements personnels et à couvrir également le traitement de ces renseignements via des moyens technologiques.
Application et définitions
Cette politique s’applique au site web de MOUKA et à ses médias sociaux, ainsi qu’aux personnes dirigeantes, employées ou contractuelles, membres de comités, bénévoles, usagères et à toute personne agissant au nom de l’organisation.
Cette politique englobe tous les types de renseignements personnels gérés par MOUKA, qu’il s’agisse de renseignements sur ses personnes dirigeantes, employées ou contractuelles, membres de comités, bénévoles et toute personne agissant au nom de l’organisation ou de toute autre personne (telles que les usagères de son site web ou de ses médias sociaux).
Aux fins de la présente politique, un renseignement personnel est une information liée à une personne physique permettant directement ou indirectement son identification. Cela englobe des éléments tels que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et d’autres données similaires.
Par ailleurs, un renseignement personnel sensible désigne une information pour laquelle il est raisonnable de s’attendre à un niveau élevé de confidentialité. Cela peut inclure des données concernant la santé, les informations bancaires, les caractéristiques biométriques, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques ainsi que les croyances religieuses ou philosophiques et d’autres sujets similaires.
Il est à noter que les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne, telles que le nom, le titre, la fonction, l’adresse professionnelle, l’adresse électronique et le numéro de téléphone au travail, ne sont généralement pas considérées comme des renseignements personnels.
Les sections ci-dessous ne s’appliquent pas aux renseignements personnels relatifs à une fonction exercée au sein d’une organisation, ni aux renseignements personnels qui sont de nature publique.
Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, MOUKA peut collecter divers types d’informations et ce, dans le but de répondre à son mandat et à sa mission, aux cadres légaux du Québec et d’Haïti, et aux exigences de ses bailleurs de fonds. Les types d’informations que MOUKA pourrait collecter, leur utilisation (ou les objectifs visés) ainsi que les méthodes de collecte de ces informations sont incluses dans l’annexe de la présente politique.
En outre, lors de la collecte de renseignements personnels, MOUKA fournira aux personnes concernées des informations sur toute autre donnée recueillie, les motifs de cette collecte, les moyens utilisés ainsi que toute autre information requise par la loi.
MOUKA suit les principes généraux ci-dessous en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.
Consentement :
La collecte des renseignements personnels se fera après que la personne concernée ait été informée par la présente politique sur leur utilisation et leur communication aux fins spécifiées (consultez l’annexe pour plus de détails). Par conséquent, la présente politique ainsi que les informations qu’elle contient seront mises à la disposition de la personne concernée lors de la collecte des renseignements personnels.
En général, MOUKA recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf dans les cas où une exception est prévue par la loi.
De plus, normalement, MOUKA doit obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, avant de les partager avec des tiers, ou pour toute utilisation secondaire de ces renseignements. Cependant, il est à noter que MOUKA peut agir sans obtenir le consentement dans certaines situations prévues par la loi et conformément à ses dispositions.
Collecte :
- Dans tous les cas, MOUKA ne procède à la collecte de renseignements que si elle dispose d’une justification valable. En outre, la collecte sera restreinte aux informations nécessaires pour atteindre l’objectif défini.
- Veuillez noter que les services de MOUKA ne ciblent pas les personnes mineures. D’une manière plus générale, l’organisation ne recueille pas de renseignements personnels concernant les personnes mineures.
Dans certaines situations, MOUKA peut également procéder à la collecte de renseignements personnels auprès de tiers sans avoir obtenu préalablement le consentement de la personne concernée. Cela peut se produire si l’organisation a un intérêt sérieux et légitime à le faire, notamment dans les situations suivantes :
- Lorsque la collecte est dans l’intérêt de la personne concernée et qu’il n’est pas possible de recueillir les informations directement auprès d’elle en temps opportun.
- Lorsque la collecte est nécessaire pour garantir l’exactitude des informations recueillies.
En outre, MOUKA collecte des renseignements personnels de manière indirecte en utilisant des interfaces en ligne telles que :
- Eventbrite : MOUKA utilise Eventbrite pour la gestion des inscriptions à ses activités. Eventbrite possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’information.
- MailChimp : MOUKA utilise MailChimp pour l’envoi d’infolettres. MailChimp possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’information.
- Facebook : MOUKA utilise Facebook pour informer sur ses activités et faire la promotion de publications. Facebook possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’information.
- X : MOUKA utilise X pour informer sur ses activités et faire la promotion de publications. X possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’information.
- Instagram : MOUKA utilise Instagram pour informer sur ses activités et faire la promotion de publications. Instagram possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’information.
- LinkedIn : MOUKA utilise Linkedin pour informer sur ses activités et faire la promotion de publications. LinkedIn possède ses propres conditions d’utilisation et politique de confidentialité, que vous pouvez consulter pour obtenir davantage d’informations.
Cette collecte par l’intermédiaire de tiers peut être nécessaire pour accéder à certains services ainsi que pour gérer les interactions avec MOUKA. Dans les cas requis, MOUKA obtiendra le consentement de la personne concernée au moment approprié.
Détention et utilisation :
- MOUKA s’assure que les informations qu’elle détient sont à jour et précises au moment de leur utilisation pour prendre une décision concernant la personne concernée.
- Les renseignements personnels d’une personne ne peuvent être utilisés par MOUKA que pour les motifs spécifiés dans la présente politique ou pour d’autres raisons divulguées lors de la collecte. Si MOUKA souhaite utiliser ces renseignements à des fins différentes ou pour une nouvelle finalité, un consentement supplémentaire devra être obtenu de la personne concernée.
Cependant, dans certaines situations prévues par la loi, MOUKA peut utiliser les informations à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
- Lorsque cette utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée.
- Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude.
- Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.
Accès restreint :
MOUKA mettra en place des mesures pour limiter l’accès aux informations personnelles uniquement aux personnes au sein de l’organisation ayant une justification pour y accéder dans le cadre de leurs responsabilités. L’accès à ces informations ne sera accordé à d’autres personnes qu’après avoir obtenu le consentement de la personne concernée.
Communication :
- Généralement, à moins d’une exception spécifiée dans cette politique ou prévue autrement par la loi, MOUKA sollicitera le consentement de la personne concernée avant de partager ses renseignements personnels avec un tiers. De plus, lorsque le consentement est requis, en particulier pour des renseignements personnels sensibles, MOUKA devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de partager les informations.
- Néanmoins, il peut parfois être nécessaire de partager des renseignements personnels avec des tiers. Par conséquent, des renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais sans s’y limiter, dans la situation suivante : MOUKA peut partager des renseignements personnels avec des organismes publics (comme le gouvernement), sans le consentement de la personne concernée, lorsque ces organismes recueillent les informations dans le cadre de leurs responsabilités ou de la mise en œuvre de programmes qu’ils gèrent par le biais de leurs représentant·es.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, MOUKA ne conservera les renseignements personnels que pour la période nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par MOUKA pour prendre des décisions concernant une personne seront conservés pendant au moins un an suivant la prise de décision, ou même pendant sept ans après la fin de l’année fiscale au cours de laquelle la décision a été prise, si cela a des implications fiscales, telles que les circonstances liées à la fin de l’emploi.
À la fin de la période de conservation requise ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, MOUKA veillera à :
- les détruire de manière sécurisée ou
- les anonymiser de manière irréversible, de sorte qu’ils ne puissent plus être utilisés pour identifier la personne et qu’il soit impossible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels, sauf s’ils sont utilisés à des fins légitimes et sérieuses.
La destruction des renseignements par MOUKA sera effectuée de manière sécurisée pour garantir la protection de ces informations. Cette section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par MOUKA concernant la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Pour plus d’information, contactez le comité responsable de la protection des renseignements personnels de MOUKA par courriel à l’adresse : protectionrenseignements@mouka.ht.
Responsabilités de MOUKA
MOUKA assume la responsabilité de la protection des renseignements personnels qu’elle détient, en règle générale.
La responsabilité de la protection des renseignements personnels au sein de MOUKA est assurée par un comité. Sa mission consiste à garantir la conformité aux lois et réglementations relatives à la protection des renseignements personnels. Le comité approuve les procédures en matière de protection des renseignements personnels et veille à la mise en œuvre de la présente politique. Il s’assure que cette politique est bien comprise, respectée et appliquée au sein de l’organisation.
Toute personne qui contribue au maintien ou au développement de MOUKA et qui a accès à des renseignements personnels ou qui est impliquée dans leur gestion doit contribuer à assurer leur protection et à respecter les dispositions de la présente politique.
Les rôles et responsabilités de ces persconnes dans le cadre du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être définis plus précisément dans d’autres politiques de MOUKA.
Sécurité des données
MOUKA s’engage à mettre en place des mesures de sécurité pour garantir la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Ces mesures de sécurité sont adaptées en fonction de divers facteurs, notamment la finalité, la quantité, la répartition, le support et la sensibilité des renseignements. Ainsi, il est primordial de noter que les renseignements considérés comme sensibles seront soumis à des mesures de sécurité renforcées pour une protection accrue.
Conformément à ce qui a été précédemment évoqué concernant la restriction de l’accès aux renseignements personnels, MOUKA prendra toutes les mesures nécessaires pour imposer des contraintes sur les droits d’utilisation de ses systèmes d’information. Cette démarche vise à garantir que seules les personnes ayant besoin d’accéder à ces renseignements y sont autorisées.
Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour exercer leurs droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, les personnes concernées doivent soumettre une demande écrite à cet effet au comité responsable de la protection des renseignements personnels de MOUKA, à l’adresse courriel protectionrenseignements@mouka.ht.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par MOUKA et de demander leur correction en cas d’inexactitude, d’incomplétude ou d’équivoque. De plus, elles ont la possibilité de demander l’arrêt de la diffusion d’un renseignement personnel les concernant, lorsque certaines conditions légales sont remplies.
Le comité responsable de la protection des renseignements personnels de MOUKA répondra par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivant la date de leur réception. Tout refus sera motivé et accompagné de la disposition légale le justifiant et des recours disponibles en vertu de la loi ainsi que le délai pour les exercer.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées ont également le droit de retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. De plus, elles peuvent demander à MOUKA de leur fournir des informations sur les renseignements personnels collectés à leur sujet, les catégories de personnes chez MOUKA qui y ont accès, ainsi que la durée de conservation de ces renseignements.
Processus de traitement des plaintes
Réception des plaintes
Pour déposer une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels par MOUKA, veuillez contacter notre comité responsable de la protection des renseignements personnels par écrit à l’adresse courriel protectionrenseignements@mouka.ht. Veuillez inclure votre nom, vos coordonnées, y compris un numéro de téléphone ainsi que les détails de votre plainte.
Traitement des plaintes
Nous nous engageons à traiter votre plainte de manière confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de votre plainte ou des informations supplémentaires requises, notre comité responsable de la protection des renseignements personnels évaluera votre plainte et vous enverra une réponse par courriel. Cette évaluation vise à déterminer si notre traitement des renseignements personnels est conforme à nos politiques, pratiques organisationnelles et à la législation applicable.
Si nous ne pouvons pas traiter votre plainte dans ce délai, nous vous informerons des raisons de la prolongation, de l’état d’avancement du traitement et du délai prévu pour une réponse définitive.
Chaque plainte est documentée dans un dossier distinct, comprenant la plainte, l’analyse, la documentation pertinente, ainsi que notre réponse.
Vous avez également la possibilité de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou d’un autre organisme de surveillance de la protection des renseignements personnels compétent.
Approbation
La présente politique est approuvée par le comité responsable de la protection des renseignements personnels de MOUKA dont voici les coordonnées :
Comité responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : protectionrenseignements@mouka.ht
Pour toute question ou commentaire concernant cette politique, veuillez contacter le comité responsable par courriel.
Annexe
Liste non exhaustive des types de renseignements que MOUKA pourrait collecter, leur utilisation ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis.